SAP Intelligent Robotic Process Automation

SAP Intelligent Robotic Process Automation (RPA), ossia l’automatizzazione dei processi tramite bot intelligenti, permette di accelerare la Digital Transformation dei processi di business attraverso la costruzione di bot (software robot), al fine di automatizzare processi manuali ripetitivi. I bot, a seguito di un’opportuna configurazione, sono in grado di emulare le attività svolte da una risorsa umana e di interagire con le varie applicazioni. 

La soluzione sviluppata da SAP si compone di tre elementi, i quali interagiscono tra di loro al fine di permettere l’esecuzione dell’automazione del processo: Desktop Studio, Cloud Factory, Desktop Agent(s).

Desktop Studio

Permette di creare l’automazione del processo tramite l’ideazione di un workflow. Il workflow può essere ulteriormente personalizzato o modificato per soddisfare i business needs dell’azienda tramite integrazioni manuali del codice JavaScript che rappresenta il workflow stesso. 

I bot sono in grado di interagire con la suite Office, con Outlook e con pagine web. Ciò permette al bot di:

• ricavare informazioni dai file word, dalle mail ricevute o inviate e dal contenuto di determinate pagine web con cui il bot si sta relazionando;
• di compiere azioni su file word, tramite outlook (invio di mail, appuntamenti) e su pagina web, anche tramite l’inserimento di informazioni ricavate in precedenza da altri tool.

Inoltre, SAP Intelligent Robotic Process Automation è strettamente integrato in numerose  Applicazioni SAP e in soluzioni core digitali come SAP S/4HANA, permettendo in questo modo uno sviluppo dei bot più semplice.

L’immagine rappresenta la struttura iniziale di un workflow ideato al fine di creare in modo automatizzato Material Master; il workflow rappresentato descrive i passaggi necessari al fine di effettuare il login su SAP, a cui seguiranno le azioni di creazione di Material Master. Le azioni impostate nel workflow mimano le azioni compiute dall’utente durante la normale operatività e permettono di gestire eventuali situazioni nelle quali si possono avere differenti output a seconda della schermata che compare a video. Permette dunque, ad esempio, di gestire la situazione nel quale sia già stato effettuato l’accesso a SAP e compaia a video una schermata che permette di scegliere le azioni da compiere (continuare il logon terminando gli altri logon a sistema, continuare il logon senza terminare gli altri logon a sistema o annullare il logon).

Cloud Factory

Una piattaforma cloud che supporta il processo di orchestrazione dell’automazione, permettendo, ad esempio, di impostare un trigger al fine di impostare l’esecuzione del workflow ideato ad un orario specificato.

Desktop Agent(s)

Un componente on-premise di SAP RPA che permette di eseguire l’automazione e di controllare l’applicazione Desktop Studio.

I benefici apportati da un’automatizzazione dei processi al business sono i seguenti:

• La riduzione delle attività manuali ripetitive, permettendo così un maggiore focus sui processi ad alto valore aggiunto, una riduzione del tasso di errori e un conseguente incremento del livello di precisione delle attività svolte;
• La possibilità di poter configurare i robot in modo dinamico, in base alle esigenze del business, ai carichi di lavoro e alle nuove esigenze che possono emergere nel corso del tempo;
• Una migliore experience, ottenuta grazie ad una maggiore velocità nel compimento delle operazioni e a maggiore efficienza, portando ad una maggiore soddisfazione dei clienti;
• Una migliore auditabilità e controllo del processo, ottenuta tramite un sistema di log dei task di processo eseguiti e di eventuali anomalie riscontrate.

I bot possono essere distinti nelle seguenti categorie:

• “attended” bots, ossia assistenti digitali (“Digital Assistant”) in grado di supportare il personale nello svolgimento dei task quotidiani;
• “unattended” bots, ossia “Digital Workers” in grado di eseguire attività in background in modo completamente autonomo e senza la necessità di un supporto da parte del personale.

L’immagine rappresenta il processo di creazione, utilizzo e controllo del bot e sottolinea la differenza tra attended bots e unattended bots. È inoltre di rilievo ricordare che il processo di creazione dei bot è eseguito tramite Desktop Studio, mentre l’orchestrazione e il monitoragio dei bot sono eseguiti tramite Cloud Factory. 

Applicazioni dell’RPA

Tra i molteplici ambiti di applicazione dell’RPA, troviamo la gestione automatizzata di clienti e fornitori, l’inserimento o l’aggiornamento automatico di dati partendo da file Excel, la creazione di report o la migrazione di dati.

Conclusioni

L’utilizzo di bot tramite SAP Intelligent Robotic Process Automation permette dunque di ridurre le attività ripetitive a basso valore aggiunto, di personalizzare i bot in base alle esigenze del business e di monitorare le attività in ciascuno dei passaggi che il bot esegue. 

Semplicità e velocità di creazione rendono i bot ideati tramite SAP Intelligent Robotic Process Automation di facile implementazione; la flessibilità con cui i bot possono essere personalizzati, inoltre, rende il loro utilizzo adeguato a ciascun business e a ciascuna situazione di impiego.